楽そうで楽じゃない総務の仕事。そんな悲しい理由で志望するなんて言わないで…

総務は楽じゃないんだぞ

突然ですが、総務のイメージといえば

「楽な仕事」

「誰でもできる」

「仕事ができないやつの集まり」

なんてところだと思いますが、いかがでしょうか?

特に現場と比べてしまうと上記のようなイメージが更に強くなるのではないでしょうか。

ですが、私は今回そこに異を唱えたい!!

そもそも現場と総務は比べようのないものだと思っています。確かに数字がついて回る現場はキツいかもしれませんが、総務には総務としての大変さがあります。

今回は私の愚痴も含め、総務を取りまく現状について書いていきたいと思います。総務を志望している方が読んで、少しでも仕事をイメージできれば幸いです。

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なぜ総務は楽だと思われてしまうのか

そもそも、なぜ総務は「定時で帰れる楽な仕事」だと思われているのでしょう?

私は営業職の経験もあります。その時に感じていたことと今現在、総務の立場として働いて思うことを整理すると、下の3つが挙げられるのではないかと思いました。

結果が数字で見えてこない

営業であれば自分が売り上げた成績が数字となって表れます。企業によってはそれが全社的に貼り出されることもあるでしょう。

商品開発も自分の仕事が企業の商品となって世に出るわけですから、何をしているかというのがわかりやすいですよね。

それとは反対に、総務の仕事はやったことが数字として表れません。経費削減に貢献したときくらいではないでしょうか。

備品管理、現場からの問い合わせ対応などはもちろん、経理処理も利益を生み出すことはしません。採用活動もそうですね。採用した社員が結果を残すことはあるかもしれませんが、採用活動そのものは諸経費しか生みません。

直接的に利益を生み出さない部署、であればやっている仕事も大したことないと思われてしまうんですよね。

「使えないやつ」の受け皿になってしまう

体制がしっかりしていない企業や中小企業ほど現場主導になりがちです。能力のある人財は全て現場、総務や経理などバックオフィスは部門長以外非正規雇用で固めている、なんてこともザラにあります。

そんな企業でありがちなのは、過労やうつなど現場が耐えられなくなった人や現場で結果が出ない人をとりあえず総務に異動させることです。

すぐに辞められたくない、人が足りないから時間を少し置いて現場に復帰させたいというように、管理部門を「とりあえずの受け皿」として捉えている企業は案外多いです。

そういった企業で総務の立場が高いわけがありません。使えないやつ、現場に耐えられないやつが行く部署、だから楽な仕事しかしていないと思われるのは当然のことです。

大してスキルが身に付かない

これに関しては、私はそうでもないと思っているんですが、総務の仕事はスキルの身に付かない、誰でもできるものだと思われてるように感じます。

上述のように、使えないやつの集まる部署として総務が存在しているのであれば、その傾向は加速的に強くなっていきます。

結果が数字として表れていない分、現場には軽視されてしまう。その結果「使えないやつ、現場で落ちぶれたやつのとりあえずの受け皿」として機能するようになる。それが続くと向上心もない、与えられた仕事だけをこなすことが普通になってしまうのでこれといったスキルも身に付かない部署として知られていく…といった悪循環によって総務という部署のネガティブなイメージはどんどんと定着していったように感じるんですよねえ…。

総務の仕事とは

総務は名前から仕事内容が予想できませんし、営業ほど一般的に仕事内容が知られているわけでもありません。だからこそPCなどの修理や備品の管理といった割と目につきやすい、かつ簡単な仕事だけがクローズアップされているんですね。

では、あまり知られていない総務の仕事とは一体どんなものなんでしょう?

グレーゾーンは全て総務の仕事

どんな部署が存在して、それぞれどんな仕事をしているのかは企業によって異なります。

そして、その部署の種類や仕事内容によって総務の仕事内容は変化していきます。既存の部署で対応できないすべての仕事が総務の仕事なんです。

苦情を受け付ける部署がなければ総務がその役割を担います。経営企画の部署がなければ総務がそれを担います。見えないところでけっこう色々なことをやっているんです。

営業や企画といった部署は自分たちの仕事の枠が決まっていますよね。

ですが、総務や事務はその枠が存在しない分、どんなことでも自分たちの仕事になりうるんです。

事務仕事だって別に楽ではない

総務が楽だと思われている根っこの部分、それが事務作業ですね。

決まりきった仕事をただコツコツと進めればいい。これが「総務=楽」という図式の元だと思いますが…。

中小企業であれば、人員が少ない分こういった業務を一人か二人でやらなくてはいけません。それに、総務と経理の区別がついていないような企業もありますから、そうなれば経理の仕事までのしかかってきます。

反対に、上場企業や大手企業であれば社員数が多い分処理数が増えますし、株主総会の開催などやるべき仕事が更に増えていきます。どちらにせよ常にそれなりの仕事の量は抱えているんです。

請求書処理や給与計算など、金銭が絡む業務は神経を使います。

自社で獲得する人財を見極めるわけですから、採用活動だって責任の大きい、プレッシャーのかかる仕事です。

あまり目立たないかもしれませんが、こういった仕事は「ミスしなくて当然」とされている業務です。「あって当たり前」を作り出している仕事は、そのプレッシャーも含めて決して楽なものではありませんよ

それに、残業だってそれなりにあります(笑)

私の年末年始は地獄でしたよ…。終電でも帰れないで、タクシーで帰宅したこともありましたからね。

向上心さえあればなんでもできる

総務は決まった仕事の枠がありません。

別の言い方をすれば、向上心さえ持っていれば仕事の枠を自分で設定し、自分で進めることができるんです。

私自身も必要だと思ったことがあれば会社に提案します。OKがもらえれば業者との折衝、各部署への通達や調整もしますし、業者との価格交渉だって全部やります。

総務という部署の特性上、嫌でも会社全体のことが見えてしまいます。現場にいてはわからない微妙な違和感というものを毎日毎日実感しながら生きています。

そういう違和感に対して対処しようとすると自分でなんでもやるしかありません。

良く言えば会社を変えることができる部署だと思います。社内のシステムや新たな制度など、会社を動かす上で肝となる部分に対してもアプローチできるわけですからね。

その部分を自分で動かしたい、自分で会社を変えたい、と思う人にとってはそれが叶う部署だと思います。

そのためには専門知識も必要ですし、上記のように現場との付き合い、業者との交渉だって必要です。やる気次第でスキルは身に付きますから、そうなると単なる「楽な部署」ではなくなってきますね。

自分次第でいくらでも業務の幅を広げることができる、そんな部署ではないでしょうか。

さいごに:総務を目指す人へ

元々営業などをしていて、現在総務を志望してくる人の多くは「楽をしたい」と思っているはずです。それを公に言うのがはばかられると「現場をサポートする」という言葉になって面接で披露されるわけです。

もちろんそれで採用されることもあります。ですが、上記で述べたように総務の仕事は目立たないだけで決して楽なものではありません。当然責任やプレッシャーだってついてきます。

企業としての質が高いほど、総務部も本当に優秀です。それだけの質を支えている部署ですから、優秀な人間でないと務まりません。

それに、近年「戦略総務」なんて言葉があるようで、自分の作る制度やシステムで会社を動かすということに面白さを感じる総務も増えてきているようです。

今から総務を志望する人は、その認識を持って就職活動をして下さいね。

転職で総務を目指す人は自分の経験を総務でどう活かすのか、ただ雑務をこなすだけで日々を終わらせるのではなくどうやって会社に貢献していくのか、ということをしっかりと考えて活動すれば、あっという間に内定をもらえると思います。

それを考えないと、もう内定は出ないかもしれません。出たとしてもその企業の質は……。

楽したいのはわかります。早く帰りたいのもわかります。ですが、そんな悲しいことを言わずに、もう少しポジティブな理由で総務を志してほしいと思っています。

総務の志望動機についての記事も過去に書いていますので、参考にしていただけると嬉しいです。

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