総務事務の志望動機ちゃんと書ける?必ず採用されるために抑えるべき一つのポイント

総務事務はそんなに楽じゃない

総務など事務職の求人を出すと、本当に幅広い年齢や業種、職種の人からの応募が来ます。これまでに似たような経験をしてきた人はもちろん、「経験者求ム」と明記してあっても未経験者が本当に多く応募してきます。

そうして応募してきた方の履歴書や職務経歴書、そして実際にお会いしてお話を聞いていると、残念ながら志望動機がかなりフワフワなんですよね(笑)

「現場をサポートして…」「周りから感謝されるのがやりがいで…」「バックオフィスとして…」

未経験で、実際にどんな仕事をしているのか具体的に想像できないというのはわかりますが、せめてもう少し今の職場を見たり、ネットで調べるなりしてイメージしてきてもいいと思います。

大抵の人が総務に対して抱いているイメージは、誰でもできる楽な仕事である雑用係である社内では地位が低い…などなど結構ネガティブなものばかりだと思います。そのせいで楽したいだけのとんちんかんなやつが応募してきてかなり困っているんですけどね。

自分が他の職種で働いていて、これからもずっと総務には興味がないというのであればそういった認識でも全く問題ありません。ですが、少なくとも総務の仕事がしたいと考えている人はもう少し具体的なイメージが必要です。「楽がしたくて応募しました!」なんて言って内定がもらえるほど総務だって甘くありません。

今回は知っているようで知らない総務について、その仕事内容から志望動機を考えるまでのヒントを書いていきたいと思います。

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総務って何してるの?

「総務」と「事務」の違い

総務と似た意味で使われていて、多くの人が混同して考えているのがこの「総務」と「事務」という言葉だと思います。企業によっては「総務事務」なんて職種もあったりしてかなりわかりにくいですよね。

実際にも総務と事務の間には大した差はありません。個人的な解釈としては、総務や人事、経理や財務などのいわゆるデスクワーク職を全部ひっくるめて事務と呼んでいるのかな、という感じです。

事務職の中でも「一般事務」なんて職種がありますが、これも企業によりけりの仕事内容だと思います。ただ使っている日本語が違うというだけなので、そこまで気にしなくてもいいでしょう。

多いパターンは、一般事務はまさに「庶務」と呼ばれるような仕事をする職種、総務はその庶務に加えて社会保険や健康保険、年金の手続きなどの「労務」の業務もやるというところでしょうか。

企業の求人票を見れば、実際にどのような仕事を任されるのかが書いてありますし、わからなければ面接の時に質問すればいいだけですよね。「御社の事務はどこからどこまでが仕事の範囲なのですか?庶務だけなのか、労務や経理的な業務のあるのか…」みたいな感じで質問すればちゃんと返してくれますよ。

総務は一体何をしている??

じゃあ、その「庶務」ってなんなんでしょう?「労務」ってどんな手続をする必要があるのでしょう?これまでに総務の経験がない人はここがわからないですよね。

庶務は、まさにその言葉通りです。いろいろな事務作業のことですね。備品や什器の発注・管理から問い合わせ対応、PCやコピー機などの機械の調整や簡単な修理まで本当に「何でも屋」として動きます。

おそらく他部署の人は総務がこういった仕事しかしていないと思っているのではないでしょうか。だからこそ雑用係だと思われてしまうんですよね(笑)

ですが、総務はもうひとつその企業で働く従業員にとって非常に大切な仕事をしています。それが労務なんですね。

上でも書いた通り労務とは社会保険や健康保険などの手続きや給与計算、健康診断の実施など企業に勤務する人の労働を管理する仕事と言えます。こういったものの手続きが滞ることで従業員は働くことはおろか、安心して生活することもできなくなります。

健康保険の手続きがなければ保険証は発行されません。そうしたら病院に行けますか?医療費を全額負担するのは結構キツいですよ…。満足に給与も支払われなければ生活に支障が出ます。

そういった会社として当然あるべき制度を管理し、企業に所属するすべての人に円滑に働いてもらう仕事をしているのが総務なんですね。どうです?楽で他部署の使いっ走りな仕事じゃない一面もありますよね?

あって当たり前のものを扱っているので気付かないかもしれませんが、会社そのものを支えているという意味では総務の仕事だってかなり重要なんですよね。

総務の仕事で一番大切なことは…

総務の仕事がどんなものか、なんとなくわかってもらえたと思います。ただし、これで終わりではありません。会社を円滑に運営していく上で重要な役割を果たしている総務ですが、私はあともうひとつ、これが一番大切な総務の仕事だと思っているものがあります。

それは、新しく仕事を「創る」ということです。

まぁ、つまりはスタッフが気持ちよく働けるように新しいアイデアを会社運営に反映させるということですね!

ほんとうに色々な人が指摘しているように、総務は暇で楽だと思われています。その理由はノルマがないからではないでしょうか。営業のように売上を追うこともなければ開発のように他と差別化できる新しい技術を生み出す義務もないわけです。

社会保険などの手続きは可能な限り迅速に進める必要はあるものの、それ以外では明確に締め切りがある仕事や、他社と競争することはほとんどありません。仕事におけるプレッシャーの少なさは、総務が楽だと思われる大きな理由だと思います。

だからこそ、この「新しく仕事を創る」という業務が重要になってきます。新しいアイデアを駆使して現場が知らず知らずの間に働きやすい環境や制度を作り上げることで自分の評価を高めていく、これが総務として大きなやりがいを感じる仕事です!

まぁ、これ以外は本当につまらない仕事ばかりですからね(笑)備品の発注管理や現場の便利屋で毎日を過ごすのはあまりにも苦痛が多すぎます。現場と接する中で、もしくは会社を知っていく中で「こうした方がより社員が働きやすくなる」「こうすればもっと社員が定着する」というアイデアを実践する方が楽しいじゃないですか!

当然ですが、会社の制度やシステムを新しく提案することは総務でなくてもできます。誰だってこうしたらもっと良くなるというモヤモヤを抱えて仕事をしていますよね。でも忙しさや目の前の仕事に気をとられてしまうことも少なくありません。

そこで、総務が現場を見て、話を聞いて改善案を出すことができれば現場からの信頼だって勝ち取ることができますよね。ただの雑用係ではなく、今いる環境をより良くしてくれる救世主だと思ってくれるかもしれません!

周りからの評価を上げ、自分自身のポジションを確立する上でもそうした姿勢がとても大切になってきます。

総務に向いているのはサポート役ではなく貪欲な人

上でも書いている通り、総務というのは目標とする数字があるわけではありません。そのため、楽しようと思えば簡単に、いくらでも楽することができます。新しい制度を提案し、実践しなくても会社が潰れるわけではないですからね。

だからこそ、総務を志望する理由が「組織をサポートしたい」「周りからありがとうって言われるのが仕事のやりがい」なんて言っている人は採用されないんですね。面接している側からしてみれば「お前どうせ言われたことしかやらないだろ」となるんです。

本当に総務に向いているのは、長時間デスクに座っていることが苦じゃなかったり、タイピングが早かったり、簿記の資格を持っている人ではありません。

貪欲に「会社をこれ以上良くしよう」と思える人なんですね。つまり、現場をサポートするのではなく現場が働きやすくなるために組織を作り上げようとする人が本当に総務に向いている人です。

そのためには課題を見つけて、解決するための手法を考えて、それを提案する必要があります。ほとんど営業と変わりありませんよね。

そもそも単純な事務作業や言われたことだけをやってればいいのであればアルバイトを雇えば済む話です。なぜ正社員で総務の仕事をしているのか、総務として会社全体を見た時に一体何ができるのか、そこを考えれば自然と違う志望動機が浮かんでくるはずです。

  • 総務は現場のサポート役ではない
  • 日々の業務で出たアイデアを活かして新しい制度を生み出せる
  • やりがいは周囲からの感謝ではない
  • サポートすることが好きな人が向いている仕事ではない

このあたりをポイントにして志望動機を考えるようにしましょう。

「自分のアイデアで新しく制度を作り、会社を作ることができるのが総務の大きなやりがいの一つ。働きやすい環境を整備することで現職者だけではなく求職者にもいい影響を与えて会社を成長させていきたい。」

みたいな感じで志望動機を作ってみてはいかがでしょう?「サポートするのがやりがいで!」「バックオフィスとして!」とかなんとか言ってるよりも会社にとってプラスになることをしてくれそうですよね!

まとめ

総務に限ったことではありませんが、就職活動をして採用されるためには、その会社に「この人が入れば会社のために何かやってくれそうだ」と思わせる必要があります。せっかく採用しているのに言ったことしかやらない、できないようでは学生バイトやパートと何も変わりません。

そういった意味でも「サポート」「バックオフィス」といったワードはあまりプラスになりません。そう思っている、思っていないにかかわらず「こうやって御社を更に良くしていきたいんです!」という姿勢を見せることが採用につながる最短の道だと思います。

営業の仕事は自分が達成してきた数字があります。開発にだって自分が手がけてきたプロジェクトがあります。でも、総務は就職する際に相手に見せられるものが何もありませんよね。せいぜい、前職における同様の経験といったものでしょうか。

だからこそ姿勢が非常に注視されます。そこでただ動くだけの駒ではないことをしっかりとアピールしましょう!

そうすれば夢の総務生活!が幕を開けると思いますよ!!

もし総務や事務といった仕事につきたいと考えているのであれば、少しでも参考になれば幸いです。

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